公印確認とアポスティーユについて

2024年1月2日

外務省で取り扱う証明は、公印確認またはアポスティーユの２種類があります。これらの証明は例えば外国における各種手続き(結婚、離婚など)のために日本の公文書を提出する必要が生じ、当該外国の提出先機関から当該提出先国の在日公館の認証(領事認証)又は外務省の認証を取得するよう要求された場合に必要になります。これは外務省が外務省設置法４条に基づき行う証明事務です。なお公印確認、アポスティーユのいずれかの証明によるかですが、カナダなどハーグ条約(認証不要条約)に加盟していない国へ提出す公文書の認証はすべて公印確認になります。これに対し、アメリカやドイツなどハーグ条約に加盟している国に提出する公文書の認証は、提出先などの要求に応じて公印確認またはアポスティーユが必要になります。

公印確認とは

留学、海外での結婚の場合などに際し、外国の関係機関に対し、卒業証明書や婚姻要件具備証明書など、一定の書類を提出するひつようがありますが、提出先機関によっては、提出先国の在日公館において領事認証を受けることが必要になる場合があります。領事認証を受けるためには、外務省による証明が必要とされる場合があります。外務省による証明とは、外務省において日本の官公署やそれに準ずる機関例えば、独立行政法人、特殊法人などが発行した文書に押印された公印について、。公印確認の証明の付与を行うことを言います。公印確認の対象は公文書ですが、履歴書公文書の英語訳等、個人で作成した私文書でも、公証人による公証及びこれに対する地方法務局長による公証人押印証明が付されている場合は、外務省による証明が可能です。外務省における公印確認はその後在日公館において領事による認証が必要となる証明なので、必ず当該提出先国の在日公館による領事認証を受けてから当該提出先機関に提出してください。提出先機関によっては、日本の外務省の公印確認証明ではなく現地の在外日本鋼管の証明が求められている場合もあります。外務省で公印確認証明を受けた書類っは、在外日本公館で重ねて証明することはできませんので、どのような証明が求められているのか事前確認することが必要です

アポスティーユについて

ハーグ条約(認証不要条約)に加盟している国に証明書を提出する場合には、原則として提出先国の在日公館の領事認証は不要になります。この場合は提出する公文書に外務省においてアポスティーユの付与が行われていれば領事認証があるものと同等のものとして。提出先で使用することが可能です、。ハーグ条約(認証不要条約)に加盟国であっても、提出機関などによって外務省の公印確認が必要となる場合もあるので注意が必要です。

外務省による証明を受けるための手続きについて

対象となる文書は以下の通りです。

・日本の公的機関の発行する公文書(登記官の発行した書類を除きます)に対して外務省の証明が必要となる場合
・日本の公的機関の発行する公文書の翻訳に対して外務省の正永が必要となる場合
・私文書に対して外務省の証明が必要印ある場合
・登記官の発行した書類(登記事項証明書等)に対して外務省の認証が必要となる場合

・日本の公的機関の発行する公文書(登記官の発行した書類を除きます)に対して外務省の証明が必要となる場合の申請手続

当該公的機関から公文書の交付を受け、外務省において公印確認を受け、その後提出先国の在日公館において領事認証を受けます。(なお、提出先国がハーグ条約に加盟していて、かつ外務省においてアポスティーユを受けた場合には、原則として提出先国の在日公館における領事認証は不要になります。)

・日本の公的機関の発行する公文書の翻訳に対して外務省の正永が必要となる場合の申請手続

当該公的機関から公文書の交付を受け、これに外国語の翻訳を添付するさい、翻訳者が自分は日本語と当該外国語に堪能であり、添付の公文書の記載内容を誠実に翻訳した旨を記載した宣誓書を作成して書名した場合はこれに訳文と国文書である登記事項証明書などを添付したうえで、この宣言書について公証人に認証を受けることができます。(通常、公文書に公証人の認証を受けることはできませんが、。上記のような翻訳者の宣言書は私署証名書といえるので公証人の認証を受けることが可能になります。)

・私文書に対して外務省の証明が必要印ある場合の申請手続

私文書については直接外務省の公印確認を受けることはできません。この場合はまず公証役場で公証人の認証(私署証書の認証)を受けることが必要です。なお公証人の認証の対象は私署証書(作成者の署名、署名押印または記名押印のある私文書)です。また公証人の認証を受ける際は公証人法５８条の２により、当事者が公証人の面前で当該証書の記載は真実であることを先生したうえ、証書に署名もしくは捺印し、または証書の署名もしくは捺印を自認したときはその旨を記載して証明するという、いわゆる宣誓認証を受けることもできます。(宣誓認証を受けた文書を宣誓供述書といいます)これは公証人が、私文書について作成の真正を認証するとともに、制裁の裏付けのある宣誓書によってその記載内容が真実、正確であることを作成者が表明した事実も公証するものです。

公証人の認証を受けた後の手続きは、日本の公的機関の発行する公文書(登記官の発行した書類を除きます)に対して外務省の証明が必要となる場合の申請手続と同じです。なお東京都内や神奈川県内の公証役場では申請者からの申出があれば、地方法務局や外務省へ出頭しなくてお地方法務局長の証明(公証人押印証明)、外務省の公印確認証明又はアポスティーユを付与することが可能です。